外贸跟单流程详细介绍

外贸跟单是一项非常复杂而且繁琐的工作，主要负责协调客户和供应商之间的沟通，确保货物能够按照合同规定的时间、质量和数量顺利交付，同时也需要处理各种意外情况，如退货、索赔等问题。以下是达济外综为你整理的外贸跟单的具体流程：
外贸跟单流程详细介绍

外贸跟单流程详细介绍：

第一步：签订合同。与客户联系，进行谈判和签约，明确客户对产品、物料、包装等各方面的具体要求，以形成一份中英文合同。合同应该条理清晰，明确客户和供应商双方的权利和义务，以及货物的价格、数量、交货期限、付款方式等细节。
第二步：制定生产备注表。根据客户的OEM合同或其他特殊要求，制定一份详细的生产备注表，包括客户信息、货号、货名、规格、数量、单位、CBM、单价、金额、物料颜色、物料香型、交货地址、交货期、付款方式、瓶体及纸盒设计、产品防护、外包装情况、内包装的保护等内容。备注表应该清晰明了，便于后续工作的跟进。
第三步：协调设计部门。配合设计部门，校对文字并进行翻译。在2-3天内，独立形成书面内容，交由设计部门设计，由设计部门签收。一般要求在交货期前15天，设计出来并交由印刷厂制版印刷。
第四步：填写产品结构表和包装配置表。根据生产备注表要求，详细填写产品结构表和包装配置表。这些表格包括产品的每个部分、材料、数量、以及产品的包装规格和数量等详细信息。填写无误后，传真至厂长办公室，注明确切交货日期，以保证发货期。
第五步：传真至采购部门。产品结构表和包装配置表需要传真至采购部门备用，以便采购人员能够及时购买所需材料。
第六步：传真至技术部门。产品结构表也需要传真至技术部门备用，以便技术人员根据客户的要求提供产品成分表、添加量百分比、产品特点、使用方法、注意事项等信息。
第七步：部门确认。各部门收到产品结构表后，需要进行确认并签字，回传至外贸部门存档。
第八步：确认产品结构清单。外贸单证后续流程的第一步是确认产品结构清单的准确性。工厂办公室、采购部、技术部应检查产品结构清单，确保无误。一经确认，这些部门应在文件上签字，并将其送回外贸部门备案。
第九步：检查包装。工厂和财务部门要对文件进行审查，确定外箱的规格、喷码，以及是否需要用带子包装。他们还应检查产品的包装和内容物，以及采购和生产灌装。
第十步：生产进度跟踪。外经贸部门应跟踪生产进度，并制作书面生产进度报告。工厂应准确填写进度报告，确保按时交货。对于一些已经生产的货物，工厂应向外贸部门提供船头板，由外贸部门送客户确认，并保存邮寄文件。
第十一步：将生产进度报告传真给客户。应将生产进度报告传真给客户，敦促他们尽早付款。
第十二步：检查准备工作。生产完成后，工厂应填写检验通知单，传真给客户，为检验做准备。需要特殊证明或者检验机构需要进行检验的，应当提前三日向认证或者检验机构发出检验通知书。
第十三步：检验报告传输。检查完成后，应将检查报告传真给客户，以便付款并签发装运和账单单据。这标志着整个交易过程的结束。