首次办出口退税，一听税务机关要发函就紧张，总觉得是不是自己出了问题。先把结论说在前头：函调是出口退税的常规核查手段之一，不是处罚，也不代表企业有问题。
这四种情况，容易被抽中
一是首次申报退税。新办出口企业的头一批退税，出于风险防控考虑，被抽到函调的概率相对高。二是供应商有异常。上游企业成立时间短、开票量突增、被列入风险名单，都会带出函调。三是申报数据有疑点。报关金额与发票金额差距大、单证信息不匹配，也容易被抽。四是退税金额异常，短期内退税金额与企业规模明显不匹配的。
函调会问什么
通常围绕业务真实性展开：货是不是真的出口了、是不是你自己采购的、货款怎么付的、供应商还在不在经营、货物怎么运的。税务机关会向供货方所在地税务机关发函，核实供货、开票、资金往来的真实性。
企业要准备三件事
- 摆出证据链：采购合同、付款凭证、发票、物流单据、报关单、外销合同、收汇记录，一样不能少；
- 上下游对得上话：函调发到供货方，供货方要能配合回复，金额、品名、时间都要对得上；
- 账实一致：账上的采购量和实际出货量对不上，就是自己给自己找麻烦。
函调期间还能继续出货吗
可以。函调核查的是已申报的那部分业务，不影响新订单的正常报关与出口。但要提醒一句：如果函调结果是业务真实性存疑，后续批次的退税会被追溯审查。所以更稳的做法是：生意照做，同时借这次机会把上游供应商和内部资料彻底梳理一遍。
函调不可怕，没台账才可怕
函调怕的不是被查，是查的时候拿不出东西。平时不做台账，函调来了临时补，很容易越补越乱。不少新办外贸企业首次退税都经历过函调，只要业务真实、资料完整，正常回复后就能继续走流程；真正出问题的，往往是业务本身就不干净。
退税资料平时理得清，函调来了才接得住。拿不准自己链条齐不齐，可以先找达济外综按订单做退税资料梳理；走1039市场采购或一般贸易出口，报关报检环节的单证都能提前备好。
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